5 bariér, ktoré firmám bránia v digitalizácii účtovníctva a miezd. Ako ich prekonať?

Je digitalizácia účtovníctva, personalistiky a miezd správna cesta pre vašu firmu? Máte obavy z nákladov, zložitosti alebo odporu zamestnancov? Prečítajte si, ako prekonať (nielen) tieto prekážky! Či už ste skeptik alebo nadšenec, otvorím vám oči – možno aj dvere k efektívnejšiemu podnikaniu a úsporám. 

1/ „Nemáme na digitalizáciu čas a peniaze.“ 

Všetci to poznáme. Neustály kolotoč faktúr, uzávierok, papierovania a hasenia požiarov. Máte pocit, že sa v tom topíte a že na nič iné nezostáva čas, nieto peniaze? 

S digitalizáciou účtovníctva a miezd investujete do budúcnosti firmy. Moderné nástroje sú dnes bežne dostupné, netreba za ne platiť statisíce alebo si ich nechať vyvíjať na mieru. Stačí byť otvorený novým možnostiam.

Rozhodne nemusíte zo dňa na deň zmeniť celú firmu. Investujte najskôr tam, kde to má najväčší dopad. 

S dobrým plánom se implementácia nebude ťahať dlhé mesiace. Moderné programy sú intuitívne, čo uľahčuje prechod na nový systém vám aj kolegom – v aplikáciách sa rýchlo zorientujete. A keď si vezmete na pomoc partnera, ktorý vie, čo robí, môže byť hotovo do mesiaca! 

Jasné, zmena nie je zadarmo a vyžaduje aj váš čas. Obidve sa vám ale takmer obratom vráti na rýchlejšom spracovaní agendy a redukcii administratívy, ktorá aj tak nikoho nebaví. Vaši ľudia sa môžu venovať produktívnej práci a z účtovných a mzdových dát konečne dostanete relevantné finančné reporty, aby ste sa mohli lepšie rozhodovať a posunúť firmu ďalej.

Za to pár týždňov nekomfortu stojí, čo myslíte?

2/ „To by u nás nefungovalo.“ 

Počuli sme to už mnohokrát. Digitalizácia účtovníctva a miezd vraj nie je pre „našu firmu“, pre „našich ľudí“ alebo pre „naše špecifické procesy“. Chápeme vaše obavy. Ale je to skutočne tak? 

Pozrite sa okolo seba. Digitalizácia preniká do všetkých oblastí nášho života. Od nákupov cez bankovníctvo až po komunikáciu so štátom. Každá firma je unikátna, ale to neznamená, že by nemohla ťažiť z digitalizácie. Firmy, ktoré sa nedokážu prispôsobiť, skôr či neskôr stratia krok.  

• Možnosti digitalizácie nezávisia od veľkosti firmy. Malé aj veľké spoločnosti môžu ťažiť z automatizácií a chytrých nástrojov. Kto chce, nájde cestu. 
• Moderný softvér zvláda aj komplexné procesy, prispôsobí sa špecifikám vášho oboru a dokážete ho prepojiť s ďalšími aplikáciami. Získate tak jeden funkčný ekosystém. 

Účtovníctvo a mzdy sme digitalizovali vo firmách rôznych veľkostí a odborov od retailu až po SaaS. Radi vám predstavíme konkrétne situácie a výsledky, ktoré naši klienti dosiahli.

A pokiaľ bude pred nasadením moderných nástrojov vhodné najskôr upraviť a zjednodušiť niektoré vaše interné procesy, na rovinu vám to povieme. 

3/ „Naše účtovníčky majú svoje postupy, nechcú nič meniť.“ 

Stáva se, že vo firme narazíte na odpor ku zmene, najmä pokiaľ ide o zavedené pracovné postupy. Klasický scenár vyzerá zhruba takto: účtovníčky majú svoje osvedčené metódy a hovoria, že digitalizácia spôsobí zbytočné komplikácie. Prečo niečo meniť, keď to „funguje“? 

Je to podobné, ako by niekto v dnešnej dobe jazdil do práce na koni, ale pritom si môže zaobstarať auto alebo využiť MHD. Síce to ide, ale za akú cenu a s akou efektivitou… Problém s prijatím zmeny býva skôr o psychologických bariérach než tých technických – vychádza totiž zo strachu z neznámeho. 

Moderné účtovné systémy zjednodušia a spresnia spracovanie agendy. Zamestnanci už nemusia tráviť hodiny prepisovaním faktur alebo hľadaním dokladov, ale majú čas na dôležitejšie úlohy s pridanou hodnotou – analýzy, plánovanie, strategické rozhodovanie, riešenie zložitých prípadov, poradenstvo… 

Nástroje môžeme nastaviť a prispôsobiť tak, aby čo najviac odpovedali súčasným postupom účtovníčok. Klientov nehádžeme do hlbokej vody, ale ponúkame zaškolenie a podporu zadarmo. Vďaka užívateľskej prívetivosti si aplikácie osvoja aj tí, ktorí nie sú najlepší priatelia s technológiami.

Nedokážeme ale mávnutím čarovného prútika zmeniť prístup ľudí. Na vás ako leaderovi je podporovať firemnú kultúru učenia a rastu.

• Zdieľajte s tímom svoje plány a vysvetlite, ako digitalizácia zapadá do celkovej stratégie. Keď ľudia pochopia, prečo sa zmeny dejú, lepšie ich prijmú.
• Buďte trpezliví, ale jasne komunikujte, že digitalizácia je nevyhnutná cesta vpred. Zamestnanci odmietajúci pokrok totiž skôr či neskôr brzdia celú firmu. 

4/ „Nerozumieme tomu.“ 

Digitalizácia môže znieť zložito, obzvlášť, keď zatiaľ nemáte skúsenosti s modernými nástrojmi na spracovanie účtovníctva a miezd. Podnikatelia bežne cítia neistotu a premýšľajú, či ich interné znalosti budú stačiť na správu nových systémov, alebo sa obávajú, že si neporadia s nastavením a technickými problémami. 

Vo skutočnosti ale nemusíte byť IT expert, aby ste mohli digitalizovať. Skúsený implementátor s odborným aj technologickým know-how vás zmenou prevedie.

5/ „Úrady vyžadujú papiere, nechceme sa s nimi dohadovať.“ 

Byrokracia môže byť únavná. Štát síce postupne smeruje k digitalizácii, ale pomalšie, než by sme si priali. Niesto frustrácie sa sústreďte na to, čo môžete urobiť pre svoj biznis hneď teraz.

Neočakávajte od štátu zázraky. Využívajte zavedené elektronické služby štátnej správy a digitalizujte svoje procesy čo najskôr, aby ste boli pripravení, až sa úrady konečne „chytia“ vo všetkých oblastiach podnikania. 

Stalo sa vám, že úradník odmietol prevziať elektronické doklady? Nie ste sami. Štátna správa ale nemôže požadovať či preferovať papierové dokumenty. 

• Zachovajte pokoj a s úsmevom informujte úradníka, že jeho požiadavka je v rozpore s nariadením EÚ č. 910/2014 (eIDAS).
• Zdôraznite, že toto nariadenie vám dáva právo predložiť doklady elektronicky. Väčšinou to stačí na vyriešenie situácie.

Rovnako tak aj elektronická archivácia plne zodpovedá zákonným požiadavkám. Nenechajte sa odbiť.

Prekonajte bariéry a rozhodnite se pre zmenu. Pomôžeme vám 

Spolupracujte s účtovnou kanceláriou, ktorá vás spoľahlivo prevedie prechodom na moderné účtovníctvo a mzdy. Digitalizácia je naša parketa!

Zbavujeme firmy drahej administratívy a ponúkame implementáciu nástrojov aj externé vedenie účtovníctva a miezd. Vyvíjame vlastné aplikácie, ktoré každý deň uľahčujú prácu a šetria peniaze firmám ako Decathlon alebo Shoptet. 

Pozrite sa na referencie alebo rovno napíšte – radi vám predstavíme možnosti.