Najčastejšie chyby pri digitalizácii účtovníctva: ako sa im vyhnúť? [video]

Keď sa pozriete na úspešné projekty digitalizácie účtovníctva, rýchlo zistíte, že za nimi stojí pevný základ – premyslené plánovanie a odhodlaný tím.

Nedávno som mal možnosť diskutovať s Adamom Bártom, odborníkom na digitalizáciu. Prebrali sme, prečo toľko digitalizačných projektov končí fiaskom a čo môžete urobiť, aby ste sa vyhli častým chybám.

Prečítajte si zhrnutie alebo si pustite celú 5. epizódu našej série rozhovorov:

Prečo 70 % digitalizačných projektov zlyhá? 

Štúdie ukazujú alarmujúce číslo: až 70 % projektov digitalizácie končí fiaskom! Z mojej skúsenosti sa v našom odbore najčastejšie objavujú tieto príčiny neúspechu:

• Chybné plánovanie. Mnoho firiem podcení prípravu a rovno skočí do realizácie. Je to ako postaviť dom bez projektu – je len otázka času, kedy sa zosype.
• Zotrvačnosť procesov. Ak firma nemá akútny problém s nákladmi na administratívu, často chýba motivácia k zmene. Lenže neskôr môže byť digitalizácia oveľa drahšia a zložitejšia.  
• Nesúlad očakávaní. Často sa stáva, že vedenie firmy má úplne iné predstavy o digitalizácii ako zamestnanci. Výsledkom je chaos a frustrácia.
• Nepripravenosť tímu. Nie všetci zamestnanci budú nadšení z nových technológií. Je potrebné ich na zmenu pripraviť a motivovať.
• Zlý výber nástrojov. Nie každý nástroj je vhodný pre každú firmu. Trúfam si povedať, že bez skúseností je veľmi ťažké vybrať tie správne.
• Nedostatok financií. Premyslená digitalizácia je investícia, ktorá sa oplatí. Začať sa síce dá aj s málom, ale je potrebné mať rozpočet.

#1 Príklad z praxe: keď chýba podpora zhora 

Nedávno sme riešili digitalizáciu vo veľkej technologickej firme. Hoci išlo o špičkovú spoločnosť, projekt sa zasekol na základnej veci – nedostatočnom zapojení decision makera. Vedenie delegovalo projekt na nižší manažment, ktorý postupne strácal motiváciu.

Výsledok? Zaviedli sme len čiastkové nástroje namiesto kompletnej digitalizácie. Aj tie samozrejme klientovi a nám pomáhajú, ale mohli sme urobiť oveľa viac. Reštart takého projektu bude veľmi ťažký. 

#2 Príklad z praxe: keď digitalizáciu brzdí strach o miesta 

„Znamená to, že prídem o prácu?“ Opýtala sa jedna zo zamestnankýň na stretnutí o digitalizácii miezd vo firme s miliardovými obratmi. A trafila klinec po hlavičke – odhalila totiž hlavný kameň úrazu celého projektu. 

V 10-člennom rozhodovacom tíme klienta sedeli prevažne ľudia z administratívy. Teda tí, ktorých rutinnú prácu mal nový systém prevziať. Projekt skončil skôr, ako začal. Nešlo to inak – ťažko môžete niekomu predať riešenie, ktoré ho „ohrozí“.

Zaujímavé je, že pri podobných administratívnych profesiách dlhodobo vidíme vysokú fluktuáciu. Je na zváženie manažérov aj samotných zamestnancov, či nebudú prínosnejší a spokojnejší na inej pozícii.

Ako zvýšiť šancu na úspech? 

• Zapojte kľúčových ľudí. Bez podpory vedenia nemá projekt šancu na úspech. Zostavte tím ľudí, ktorí majú víziu a chuť na zmenu. Starostlivo zvážte, kto má rozhodovať. 
• Komunikujte so svojím tímom. Ľudia potrebujú pochopiť prínosy digitalizácie a prijať ich. Navyše môžu mať obavy o svoje pozície. Otvorene s nimi komunikujte o zmenách a ich dopadoch. 
• Nechajte si poradiť. Využite skúsenosti špecialistov, ktorí digitalizáciou previedli desiatky klientov. Poradia vám s výberom vhodných nástrojov aj plánovaním. Nebojte sa požiadať o referenciu a vypočujte si, ako pomohli inde.

Digitalizácia je nevyhnutná. Otázka je kedy, nie či 

Prax ukazuje, že digitalizácia zďaleka nie je len o technológiách, ale predovšetkým o ľuďoch. Ste pripravení na zmenu?

Verte, že keď raz vyskúšate výhody automatizovaného účtovníctva, už sa nikdy nebudete chcieť vrátiť k papierovaniu. Urobte prvý krok a poďte zmeniť budúcnosť svojho podnikania. Ozvite sa nám.