Digitalizácia personalistiky vás zbaví týchto starostí

Digitalizácia personalistiky a miezd vás oslobodí od starostí „starého sveta“.

Predstavte si, že vo firme používate modernú platformu, kde zamestnanci môžu zadávať požiadavky na dovolenku, oznamovať práceneschopnosť alebo vykazovať dochádzku online a odkiaľkoľvek. Každá pracovná zmluva sa automaticky generuje z elektronického osobného dotazníka a celý „paperless“ proces uzatvára elektronický podpis s biometriou.

‍O tom už dnes nemusíte len snívať! Poďte sa pozrieť, ako naše mzdové aplikácie v praxi pomáhajú podnikateľom i ich zamestnancom.

Spracovanie miezd – od papierov k automatizácii

Pred:

‍Mzdová účtáreň je zavalená kopou šanónov a zložiek. Zamestnanci alebo ich nadriadení musia každý mesiac v určitom termíne priniesť papier s prehľadom dochádzky, v lepšom prípade xls tabuľku.

Za mzdovou účtovníčkou idú osobne alebo posielajú e-mail aj vo chvíli, keď nastane zmena (napr. narodenie dieťaťa, nové trvalé bydlisko alebo číslo účtu).

Mzdová účtovníčka individuálne spracováva každú požiadavku. Keď sa proces skomplikuje, mzdy odchádzajú nesprávne spočítané a niekedy aj so zdržaním. Nakoniec účtovníčka tlačí výplatné pásky a odovzdáva ich zamestnancom.

Po:

• Digitálna mzdová účtáreň eHR s integrovanou aplikáciou Tria premieňa proces spracovania miezd a personalistiky na bezpapierový. Všetka dokumentácia je uložená elektronicky na jednom mieste.
• Zamestnanci majú svoj zabezpečený prístup, v systéme zadávajú dochádzku, nadriadený im ju schváli a podklady sú tak dostupné všetkým, ktorí ich potrebujú, a to v reálnom čase.
• Informácie cez API putujú do nástroja na spracovanie miezd, kde mzdová účtovníčka vďaka automatizácii nestráca čas administratívou.  
• O zmeny zamestnanci tiež žiadajú online. Nové údaje sa po elektronickom schválení nadriadeným obratom nahrajú do mzdového systému. Manažér v aplikácii vidí nástenku s úlohami, ktoré čakajú na jeho schválenie alebo vyriešenie.
• Systém stráži zákonné požiadavky podľa implementovanej personálnej a mzdovej legislatívy.
• Výplatné pásky, potvrdenia a ostatné podklady sa automaticky ukladajú v Zamestnaneckej karte užívateľa a môžu si ich kedykoľvek stiahnuť.

Nástupy, výstupy a zamestnanecká karta

Pred:

‍Prijatie nových zamestnancov alebo ich odchod znamenajú ručnú prípravu zmlúv i výpovedí – personalistka sa stretne so zamestnancom, aby zistila jeho osobné údaje a ďalšie potrebné informácie, potom prepíše vzor dokumentu vo Worde, vytlačí a zamestnanec na schôdzke zmluvu podpíše.

Musí myslieť na to, aby nový pracovník dodal všetky podklady, ktoré podľa zákona na nástup potrebuje.

Po:

• Všetko začína vyplnením elektronického vstupného dotazníka zamestnancom, následne za pomoci virtuálnej personalistky a mzdovej účtovníčky vzniká tzv. digitálny pracovný pomer (evidencia zamestnanca v systéme).
• Aplikácia okrem iného rozpozná rodné číslo, automaticky podľa neho doplní dátum narodenia alebo overí, či číslo účtu zamestnanca existuje a či neurobil preklep. Ak niektorý údaj nezadá, príde mu notifikácia, aby dáta doplnil.
• Naša Tria pomáha so zberom dát pre reporting štatistík o priemernom zárobku, vzdelaní a podobne. V dotazníku zamestnanec vyberá svoju školu a odbor z číselníka, ktorý mu ponúka iba tie, ktoré v dobe štúdia skutočne existovali, čím zabraňuje chybám.
• Na pozadí sa automaticky vygenerujú pracovno-právne dokumenty ako sú zmluvy, mzdové výmery atď. podľa šablón, ktoré si firma pripraví (vrátane vlastných textov o náplni práce, grafických prvkov apod.).
• Systém stráži, aby zamestnanec pred nástupom doložil absolvovanie lekárskej prehliadky (prípadne i školenia a ďalšie náležitosti podľa potrieb firmy).
• Zamestnanec zmluvy podpíše elektronicky s biometrickými prvkami. Od októbra 2023 je online podpis podľa zákona plne uznávaný aj v pracovno-právnej oblasti.

Dochádzka a plánovanie zmien

Pred:

‍Vedúci pracovník má tabuľku v Exceli, kde každý mesiac plánuje dochádzku svojim podriadeným. Zamestnanec náhle požiada o dovolenku, takže si vedúci musí vyhradiť čas, aby tabuľku prepracoval a s každým si potvrdil zmeny.

Pre žiadosť o dovolenku zamestnanci opäť vyplnia formulár vo Worde, vytlačia, nechajú podpísať nadriadeným a priložia k dochádzke na konci mesiaca.

Po:

• Manažéri v systéme v reálnom čase plánujú a upravujú zmeny (alebo si ich môžu plánovať sami zamestnanci – záleží, ako sa firma alebo konkrétne oddelenie rozhodne).
• V module mesačných uzávierok dochádza k riadenému procesu kontroly a uzatvárania dochádzok, ktoré sa automaticky nahrávajú do systému spracovania miezd. Systém zároveň kontroluje dodržiavanie počtu odpracovaných hodín, fond pracovného času atď.
• Zamestnanci na rovnakom mieste žiadajú o dovolenky i iné neprítomnosti.

Ročné zúčtovanie daní zamestnancov (RZD)

Pred:

‍Každoročné „ružové peklo“ zablokuje mzdovú účtáreň na niekoľko týždňov. Prebieha intenzívny zber podkladov od zamestnancov (do kancelárie nosia alebo posielajú dokumenty ako potvrdenie o príspevkoch na dôchodkové sporenie, o zaplatených úrokoch z hypotéky apod.).

Účtovníci zakladajú papiere do zložiek a šanónov a prepisujú informácie do mzdového systému.

Po:

• Zamestnanci nevyplňujú žiadne papierové vyhlásenia. Všetko sa odohráva v aplikácii, ktorá ukladá aj elektronické podklady k RZD.
• Poskytnuté informácie a nahrané podklady majú mzdové účtovníčky k dispozícii v online prostredí našej aplikácie Tria.
• Vďaka API rozhraniu sa údaje zadané zamestnancami automaticky prenášajú do mzdového systému.

Komunikácia so mzdovou účtárňou

Pred:

‍Keď má niekto požiadavku na mzdovú účtovníčku, zavolá jej alebo sa za ňou zastaví osobne. Neexistuje jednotný prehľad žiadostí – je na každej mzdovej účtovníčke, aby sa v nich orientovala, a zamestnanci si musia strážiť, že je skutočne hotovo.

Po:

• Kompletná personálna, dochádzková a mzdová komunikácia prebieha automatizovane prostredníctvom platformy Tria – zamestnanci svoje požiadavky zadávajú online.
• Ad hoc komunikácia so mzdovými účtovníčkami v rámci externého spracovania miezd potom prebieha cez systém Service Desk, vďaka ktorému na jednom mieste efektívne spravujeme e-maily, interné tickety a celú zákaznícku komunikáciu.
• Odpadajú tak problémy súvisiace s e-mailami (vyhľadávanie, kontrola vybavenia požiadavky, hodnotenie) i s osobným odovzdávaním požiadaviek, kedy úplne chýba ich evidencia.

Decathlon vďaka digitalizácii a automatizácii šetrí 1 084 h mesačne. A čo vy?

Vďaka systému Tria trávia predajní poradcovia nášho klienta Decathlon až o 58 % menej hodín plánovaním zmien a ich kontrolou.

Personalistom (HR) zaberie správa zamestnancov, príchodov, odchodov atď. o 71 % menej času. Payroll administrátori pripravujú mzdové podklady a strážia zákonné požiadavky o 67 % rýchlejšie.

Láka vás svet modernej mzdovej kancelárie a personalistiky?

Poďte s nami ušetriť a uľahčite život sebe i zamestnancom. Obráťte sa na nás – radi vám pomôžeme s prechodom do online prostredia, implementáciou nástrojov, mzdovým auditom i samotným účtovaním.