Chcete outsourcovať účtovníctvo a mzdy? Buďte nároční!

Delegovanie odborných kompetencií z účtovnej, daňovej a mzdovej oblasti na externé firmy patrí medzi trendy poslednej doby. Je to logické. Vďaka outsourcingu váš interný tím nemusí neustále sledovať najnovšie zákony a zmeny, ale tieto starosti prenecháte ľuďom, ktorí sa na ne špecializujú – ako sme napríklad my.

Očakávania sú v takom prípade vysoké po stránke odbornej aj procesnej. Od dodávateľa tak nechcite len znalosti, ale aj úsporu nákladov pri logistike a spracovaní dokladov a maximálne využitie prvkov automatizácie a digitalizácie.

Očakávania versus realita na poli účtovníctva

Prax je, bohužiaľ, výrazne za očakávaniami. A to aj v momente, keď sa rozhodnete pre outsourcing účtovníctva a miezd u „veľkých hráčov“. Pomerne pekné zhrnutie sme dostali od jedného z našich nových klientov, ktorý na konci roka prišiel s popisom, ako v jeho firme takáto spolupráca aktuálne funguje:

„Vlastné spracovanie účtovníctva sa nás ako zákazníka veľmi netýka. Do účtovného systému nemáme užívateľský prístup. Informácie na zaúčtování odovzdávame spracovateľovi účtovníctva spätne, až na základe otázky. Priebežný prehľad o záväzkoch a pohľadávkach k dispozícii nemáme. Príkazy na úhradu spracovateľ vystavuje až na základe nami odovzdaných požiadaviek. Občas, bohužiaľ, nastávajú problémy s duplicitnou úhradou došlých faktúr. Dohodnuté zostavy, výsledovku a súvahu máme k dispozícii po mesačnom spracovaní účtovníctva.“

V podobnom duchu sa niesli aj ďalšie odstavce pomerne kritického e-mailu, ktorý však, bohužiaľ, odráža častú prax.

O digitalizácii sa u nás veľa hovorí, ale v reálnom živote ju často nestretnete. Musíte si vybrať dobrého partnera – alebo skončíte pri podobnom e-maile a frustrácii ako konateľ väčšej firmy z Brna vyššie. Skrátka to nefunguje.

Ako funguje outsourcing účtovníctva v E-Consulting?

Pozrime sa, ako prebieha spracovanie účtovníctva v našom systéme eAccounting.

Automatizácia a zabezpečenie

• V cloudovom systéme máte všetky dáta k dispozícii kdekoľvek, kedykoľvek a s maximálnym zabezpečením. Elektronickú archiváciu už dlho umožňuje zákon, takže na šanóny môžete bez obáv zabudnúť.
• Drvivá väčšina opakovaných účtovných prípadov sa spracováva automaticky. Zvyčajne ide o cca 85 % zápisov.
• Zostávajúcich 15 % zápisov rieši tím skúsených účtovníkov (ide predovšetkým o interné doklady, investície, majetok, finančné transakcie a pod.).
• Jako klient můžete kdykoliv vstoupit do systému a vše zkontrolovat, komentovat nebo doplnit.
• Členovia vášho tímu majú rozdielne práva podľa svojich pozícií – podľa toho vidia alebo nevidia agendu alebo môžu ovplyvňovať celý proces a obsah dokladov. Práva je možné kedykoľvek zmeniť a pridať či odobrať užívateľov.
• Máte prístup do akéhokoľvek účetného modulu, ktorý je prínosný v rámci digitalizácie firemných procesov.
• Naše technológie spĺňajú prísne kritériá certifikácie ISO 27001.

Fakturácia a platby

• Práca s faktúrami je maximálne automatizovaná na úrovni cloudu od vystavenia až po zaúčtovanie prijatých faktúr. Ukážkový proces spracovania došlých faktúr nájdete v článku o digitalizácii účtovníctva.
• Faktúry odchádzajú a prichádzajú na váš zberný e-mail, kde si ich „preberá“ aplikácia eDocument a jediným ľudským prvkom v procese je doplnenie metadát a schválenie (ak ho vyžadujete). Žiadne papiere, šanóny, zakladače, skrine. Na druhej strane maximálna kontrola a dostupnosť odkiaľkoľvek.
• Prijaté faktúry systém spracováva v reálném čase. Bez oneskorenia, ktorému sa pri bežnom externom spracovaní účtovníctva zvyčajne nevyhnete.
• Bankové výpisy sa vďaka API prepojeniu sťahujú online. Prichádzajúce a odchádzajúce platby sa automaticky párujú.
• Vďaka online spracovaniu účtovníctva sa vám do príkazu na úhradu ponúkajú len faktúry, ktoré ste v systéme odsúhlasili, boli zaúčtované, a ktoré nie sú súčasťou niektorého z predchádzajúcich príkazov na úhradu.
• Účtovný systém automaticky stráži, či platba faktúry už neprebehla v niektorom z predchádzajúcich príkazov. Nemôže tak dôjsť ku dvojitému preplateniu.

Reporting a integrácie

• Informácie pre operatívne riadenie firmy máte vždy po ruke. Nemusíte zbytočne čakať na základné finančné informácie, ako sú napríklad stavy pohľadávok a záväzkov. Aktuálne čísla si sami zobrazíte na pár kliknutí, nepretržite každý deň a odkiaľkoľvek na svete.
• Digitálna účtovná platforma DIGIecons zaisťuje kompletný účtovný reporting kľúčových parametrov v reálnom čase. Kedykoľvek tak sledujete stav účtovníctva bez čakania na mesačnú závierku.
• Účtovné dáta môžeme prepojiť s externými firemnými dátami – napríklad z CRM alebo pokladničného systému. Vďaka aplikácii eReporting si všetko vizuálne zobrazíte v požadovanom kontexte.

Digitalizácia účtovníctva nemá limity. Poďte do toho s nami

Toto je len ochutnávka digitalizácie účtovníctva. Keď nájdete dobrého partnera, sú možnosti takmer neobmedzené. Ide len o to urobiť prvý krok a začať sa vo firme baviť o možnostiach digitalizácie a outsourcingu účtovníctva a miezd. Zistiť, čo trh poskytuje, čo firmy vedia.

Začať môžete pokojne u nás. Predstavíme vám možnosti digitalizácie, časovú aj finančnú náročnosť na implementáciu a pomôžeme vám lepšie sa v tom zorientovať. Ozvite sa nám, toto je naša parketa. Vy sa tak budete môcť venovať viac vášmu „core“ biznisu a tomu, čo vám zarába.