Druhy účtovných dokladov: prehľad, náležitosti a rozdiely

Bloček, faktúra, ústrižok z platobného terminálu… Ako ich rozoznať? A aký je rozdiel medzi faktúrou a zálohovou faktúrou? Pomôžeme vám zorientovať sa v&nbsp运行účtovných dokladoch.

Čo je daňový doklad?

Ide o dokument, ktorý musí podnikateľ vystaviť do 15 dní od predaja tovaru či poskytnutia služby. Podľa zákona o DPH č. 235/2004 Zb. ide o písomnosť, ktorá spĺňa podmienky stanovené týmto zákonom. Musí obsahovať všetky náležitosti daňového dokladu – nižšie sa dozviete, ktoré to sú. Za správnosť zodpovedá ten, kto faktúru či bloček vystavil, a teda uskutočnil plnenie alebo predal.

Daňové doklady môžu mať tak listinnú, ako aj elektronickú podobu. Podľa zákona sa musia archivovať po dobu 5 rokov od konca zdaňovacieho obdobia, v ktorom sa plnenie uskutočnilo. Od dátumu vystavenia do konca lehoty stanovenej na jeho uchovávanie je nevyhnutné zaistiť vierohodnosť pôvodu daňového dokladu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť.

Zjednodušený daňový doklad

Pôjdete do obchodu, kúpite 5 rožkov a po zaplatení dostanete bloček. Bločku sa hovorí aj pokladničný doklad – a formálne ide o zjednodušený daňový doklad. Zo zákona musí obsahovať:

1. informácie o predávajúcom (názov firmy / meno a priezvisko SZČO, sídlo, IČ DPH / DIČ)
2. evidenčné číslo dokladu
3. predmet plnenia (názov tovaru či služby a množstvo tovaru či rozsah služby)
4. dátum vystavenia
5. dátum uskutočnenia zdaniteľného plnenia alebo dátum prijatia platby
6. cenu vrátane DPH
7. sadzbu DPH

Z pohľadu účtovníctva nemôže celková suma vrátane DPH na zjednodušenom daňovom doklade presiahnuť 10 000 Kč. Keby k tomu došlo, vyžiadajte si od dodávateľa bežný daňový doklad.

Bežný daňový doklad

Typicky ide o faktúru. Povinné náležitosti sú rovnaké ako pri bločku, a navyše obsahuje tiež:

1. informácie o kupujúcom (firma / meno a priezvisko, sídlo, IČ DPH / DIČ)
2. informácie súvisiace s DPH (cena za jednotku bez DPH, základ, sadzba a výška dane a dátum uskutočniteľného plnenia)
3. akúkoľvek zľavu, ktorá nie je započítaná v jednotkovej cene
4. odkaz na zákon o DPH

Ak je doklad vystavený na oslobodené plnenie, musí obsahovať odkaz na príslušné ustanovenie zákona, podľa ktorého se oslobodenie uplatňuje.

V prípade dokladu v režime prenesenia daňovej povinnosti je nutné uviesť informáciu, že „daň odvedie zákazník“.

Pokiaľ je príjemca plnenia splnomocnený na vystavovanie dokladov v mene dodávateľa, musí doklad obsahovať informáciu o tom, že je v režime „vystavené zákazníkom“.

Daňový doklad verzus ústrižok z terminálu

Ste na výbornej večeri, obsluha je svetová, takže necháte prepitné. Platíte kartou a čašník vám donesie účet, na ktorom je uvedená cena za večeru bez prepitného. Z platobného terminálu vyjde potvrdenie o platbe, na ktorom je suma vrátane prepitného.

Pokiaľ svojej účtovníčke odovzdáte iba potvrdenie o platbe, bude sa vždy jednať o nedaňový náklad. Daňové náklady vám základ dane znižujú, a nedaňové náklady si odpočítať nemôžete. Pre podnikateľov je vždy lepšie, aby väčšina nákladov bola daňovo uznateľná – do svojho účtovníctva teda potrebujete faktúry a bločky, nie potvrdenia z terminálu.

Ako sa používa zálohová faktúra a doklad o platbe?

Chcete si nakúpiť v Ikee, ale ste bez auta. Vyberiete si stolík a objednáte ho. Príde vám zálohová faktura. Hneď ako túto faktúru zaplatíte, Ikea vám zašle daňový doklad k prijatej platbe a následne spoločne so stolíkom finálny daňový doklad – teda faktúru.

Zálohová faktúra (niekedy tiež proforma) časovo predbieha bežnú faktúru. Neúčtuje sa o nej a takisto nemá žiadny vplyv na daň. Daňové dopady má až jej úhrada.

Po zálohovej faktúre tak často nasleduje „medzidoklad“ s názvom Daňový doklad k prijatej platbe. Predávajúci ho vystaví v deň prijatia peňazí a slúži na to, aby si kupujúci mohol nárokovať DPH. Povinný je iba v prípade, kedy predávajúci do 15 dní od úhrady zálohovej faktúry nepošle faktúru. Keď faktúru vystaví a pošle do 15 dní od zaplatenia zálohy, doklad o prijatej platbe nemusí riešiť.

Zálohová faktúra aj daňový doklad k prijatej platbe sa používajú iba vtedy, keď k plneniu dôjde až v budúcnosti. Pokiaľ si tovar kúpite na predajni, dostanete rovno daňový doklad (faktúru), pretože plnenie sa uskutočnilo priamo v ten deň.

Ďalšie druhy daňových dokladov

Súhrnný daňový doklad

Platiteľ DPH môže vydať súhrnný daňový doklad vtedy, keď chce jednej osobe vystaviť doklad na niekoľko samostatných zdaniteľných plnení.

Súhrnný daňový doklad sa vystavuje vždy za kalendárny mesiac, a to najneskôr do 15 dní od konca kalendárneho mesiaca, v ktorom sa uskutočnilo prvé zdaniteľné plnenie, alebo kedy bola prijatá prvá platba za uvedené plnenia.

Opravný daňový doklad

V minulosti označovaný ako dobropis či ťarchopis. Vystavuje sa v prípade, že je potrebné upraviť či stornovať už vystavenú faktúru.

Opravný daňový doklad musí obsahovať:

1. rovnaké informácie o dodávateľovi a odberateľovi ako na faktúre
2. evidenčné číslo opravovanej faktúry
3. evidenčné číslo samotného opravného daňového dokladu
4. dôvod opravy
5. rozdiel medzi opraveným a pôvodným základom dane
6. rozdiel medzi opravenou a pôvodnou daňou
7. rozdiel medzi opravenou a pôvodnou sumou

Splátkový kalendár

Obsahuje náležitosti daňového dokladu a tvorí súčasť nájomnej zmluvy, alebo sa naň v týchto zmluvách výslovne odkazuje.

Obsahom splátkového kalendára sú čiastkové plnenia, ktoré sa väčšinou pravidelne opakujú. Typicky je k nájomnej zmluve pripojený rozpis platieb nájmu na konkrétne obdobie. Prenajímateľ tak vystaví jeden doklad napríklad na celý rok a nemusí daňové doklady vystavovať každý mesiac.

Platobný kalendár

Obsahuje náležitosti daňového dokladu a osoba, pre ktorú sa plnenie uskutočňuje, hradí službu alebo produkt ešte pred uskutočnením zdaniteľného plnenia. Platobné kalendáre často používajú dodávatelia energií.

V platobnom kalendári musí byť rozpis platieb na vopred stanovené obdobie. Nemusí na ňom byť však uvedený dátum uskutočnenia plnenia alebo dátum prijatia platby, pretože to ešte len nastane.

Daňový doklad pri dovoze

Za daňový doklad pri dovoze sa považuje:

1. ‍rozhodnutie o prepustení tovaru do colného režimu, v ktorom vznikla povinnosť priznať alebo zaplatiť daň‍
2. iné rozhodnutie o vymeranej dani vydané colným úradom, pokiaľ je daň zaplatená.

Pri vrátení tovaru späť do tuzemska sa považuje za daňový doklad rozhodnutie o vymeranej dani vydané colným úradom, pokiaľ je daň zaplatená.

Daňový doklad pri vývoze

Za daňový doklad sa považuje doklad vystavený podľa § 28 ods. 1 písm. a) zákona o DPH  – tzn., že platiteľ je povinný vystaviť daňový doklad v prípade dodania tovaru, alebo poskytnutia služby osobe povinnej k dani, alebo právnickej osobe nepovinnej k dani, s výnimkou plnení oslobodených od dane bez nároku na odpočet dane.

Zbavte sa starostí s účtovnými dokladmi

Chcete mať po ruke tím účtovných špecialistov, ktorí si poradia so spracovaním účtovníctva a odpovedia vám na všetky otázky? A čo keby ste nemuseli schovávať každý bloček, ale jednoducho ho vyfotili a cez aplikáciu poslali svojej účtovníčke?

Preveďte svoje účtovníctvo do onlinu a rozlúčte sa so šanónmi! O účtovanie, digitalizáciu spracovania aj elektronickú archiváciu dokladov sa radi postaráme za vás.

Pošlite nezáväzný dopyt a preberieme, ako vám môžeme pomôcť.