Archivácia účtovných dokladov: čo uchovávať a ako dlho?

Každá spoločnosť zo zákona musí archivovať účtovné, mzdové a ďalšie dokumenty. Vďaka správnej archivácii predchádzate problémom a sankciám. Uľahčuje vám aj prípravu na kontroly z finančného úradu alebo audit. Zistite, ktoré doklady uchovávať a ako dlho, ako ich zlikvidovať alebo čo vás čaká, keď porušíte svoje povinnosti.

Kto je povinný archivovať doklady?

Účtovné a iné firemné dokumenty musí uchovávať:

• Zamestnávatelia (doklady o zamestnancoch)
• Účtovné jednotky (účtovné záznamy)
• Osoby povinné k DPH (platitelia a identifikované osoby – doklady na stanovenie dane)
• Podnikatelia (uchovávajú všetky doklady zmienené v účtovných dokladoch nižšie)

Bez ohľadu na veľkosť firmy je vhodné spracovať interné pokyny pre obeh, spracovanie, archivovanie a likvidáciu dokumentov, aby každý zamestnanec vedel, ako s&nbspnimi nakladať.

Typy dokladov a lehoty na ich archiváciu

Dĺžka archivácie sa líši podľa:

• druhu dokladu,
• obsahu dokladu,
• situácie účtovnej jednotky či typu právnej formy podnikania,
• účtovného obdobia (lehoty začínajú plynúť od konca účtovného obdobia).

Pozrieme se na najčastejšie firemní doklady a dobu archivácie, ktorá vychádza zo súvisiacej legislatívy.  

Archivácia účtovných dokladov

Účtovné doklady sú písomné či elektronické záznamy poskytujúce informácie o ekonomickej činnosti podnikateľa. Vstupujú do účtovníctva ako účtovné záznamy.

Patria medzi ne napríklad faktúry prijaté a vystavené, pokladničné doklady, bankové výpisy, interné doklady, záväzkové či pohľadávkové doklady a ďalšie.

Náležitosti účtovných dokladov upravuje Zákon o účtovníctve (ZOÚ). Pravidlá pre archiváciu nájdete v § 31 ZOÚ a vyplýva z nich, že:

Po dobu 5 rokov uchovávame:

• účtovné doklady,
• účtovné knihy,
• odpisové plány,
• inventúrne súpisy,
• účtový rozvrh,
• prehľady.

A po dobu 10 rokov:

• účtovné závierky,
• výročné správy.

Niektoré účtovné záznamy musíte archivovať dlhšie než po dobu stanovenej lehoty. Týka sa to napríklad dokladov pre trestné, správne či daňové konanie, sociálne zabezpečenie a verejné zdravotné poistenie, záručné lehoty alebo reklamačné konanie. Vždy je potrebné rešpektovať tú dlhšiu.

Archivácia mzdových dokladov

Mzdové doklady sú písomné či elektronické záznamy poskytujúce informácie najmä o zamestnancoch a personálnej agende. Vo stredných a veľkých podnikoch ide často o dokumenty mzdového oddelenia, v menších mávajú účtovníci na starosti aj mzdovú oblasť.

Medzi mzdové doklady (alebo tiež listy) radíme napríklad zápočtové listy a pracovné zmluvy, platové výmery, pracovné náplne, evidenciu pracovného času, dochádzky a dovolenky alebo evidenčné listy dôchodkového poistenia (ELDP) a i. Nemusia spĺňať náležitosti účtovných dokladov.

Legislatívne ich upravuje Zákon o organizácii a vykonávaní sociálneho zabezpečenia (ZOSP), kde nájdeme štyri rôzne lehoty na archiváciu mzdových dokladov.
‍

Po dobu 3 rokov archivujeme:

•  rovnopisy evidenčných listov

Po dobu 6 rokov:

• zoznam spoločníkov a členov štatutárneho orgánu a dozornej rady v obchodnej spoločnosti

Po dobu 10 rokov:

• mzdové listy alebo účtovné záznamy potrebné na účely dôchodkového poistenia vedené pre poberateľov starobného dôchodku

A po dobu 45 let:

• mzdové listy alebo účtovné záznamy potrebné na účely dôchodkového poistenia

Archivácia daňových dokladov  

Daňové doklady sa od účtovných líšia tým, že ich vystavuje platiteľ DPH, a to do 15 dní od uskutočnenia zdaniteľného plnenia. Oproti účtovným dokladom v nich navyše musí byť uvedená sadzba DPH, alebo odkaz na zákon alebo smernicu DPH, pokiaľ je plnenie oslobodené. O ďalších špecifických prípadoch sa dozviete viac v článku o náležitostiach daňových dokladov.

Pravidlá pre archiváciu upravuje Zákon o dani z pridanej hodnoty (ZDPH). Podľa § 35 ZDPH daňové doklady povinne uchováva každý platiteľ DPH aj identifikovaná osoba po dobu 10 rokov.

Úschova sa počíta od konce zdaňovacieho obdobia. Doba sa môže predĺžiť napríklad pri rekonštrukcii nehnuteľností či leasingoch. Doklady musíte uchovávať fyzicky v tuzemsku nebo zaistiť nepretržitý diaľkový prístup v prípade elektronickej archivácie.

Archivácia dokumentov k dani z príjmu

Uchovávanie týchto podkladov sa riadi Zákonom o dani z príjmu (ZDP). Ten neurčuje žiadne lehoty okrem tzv. stanovenia dane, čo je obdobie na vymeranie, prípadne domeranie dane. To znamená, že do 3 rokov od podania priznania k dani z príjmu právnických osôb môže finančný úrad vykonať kontrolu a domerať daň – preto je vhodné podklady archivovať aspoň po túto dobu.

K predĺženiu stanovenia dane môže dôjsť v prípade vykázania straty, prijatia investičných stimulov formou zľavy na dani, alebo keď na dané obdobie prebieha daňová kontrola.

Ďalšie dokumenty (archívnictvo)

Archiválie sú písomné či elektronické záznamy, ktoré vznikli z činnosti obchodných korporácií, družstiev (okrem bytových družstiev), organizačných zložiek štátu, príspevkových organizácií, zdravotných poisťovní a škôl, a podľa zákona slúžia k trvalému uchovaniu v rámci verejného záujmu.

Upravuje ich Zákon o archívoch a registratúrach a o zmene a doplnení niektorých zákonov. Archiválie je nutné uchovávať a umožniť do nich aj nahliadať po dobu neurčitú podľa § 5 ZAS. Patria medzi ne:

• dokumenty o vzniku a zániku podnikateľského subjektu (zakladateľské dokumenty, stanovy, rokovacie poriadky, dokumenty o premene, likvidácii alebo zániku);
• dokumenty o riadení (protokoly a zápisnice z rokovania štatutárneho či dozorného orgánu, zápisnice z valného zhromaždenia);
• dokumenty o majetku podnikateľského subjektu (mimoriadne inventarizácie majetku, zmluvy o prevode vlastníckeho práva, certifikácie ochranných známok);
• finančné dokumenty (účtovné závierky);
• dokumenty vzťahujúce sa k predmetu podnikania pôvodcu (podnikateľské zámery, dokumentácia výrobkov).

Spôsoby archivácie

Dokumenty môžete archivovať tromi spôsobmi:

• Listinná (tzv. zaknihovaná) forma. Tlačíte dokumenty a ukladáte ich vo fyzických zložkách alebo archívnych boxoch. ‍
• Elektronická forma. Dokumenty skenujete alebo vytvárate ich digitálne kópie a ukladáte ich na hardvérovom disku, serveri alebo v cloude. ‍
• Zmiešaná forma. Obe cesty skombinujete.

Pokiaľ nechcete využívať iba elektronickú archiváciu, odporúčame ju doplniť k papierovej – niektoré účtenky totiž časom blednú a je istejšie mať k dispozícii sken.

Likvidácia a skartácia dokladov

Po uplynutí lehôt môžete zlikvidovať archivované doklady a konečne si uvoľniť miesto v archíve. Pri elektronických dokumentoch skartácia znamená zmazanie dát bez možnosti obnovenia.

Dávajte ale pozor na skartáciu dokumentov s povinnosťou skartačného povolenia – pri niektorých je totiž potrebné vyžiadať si povolenie skartácie od príslušného archívu. Týka sa to:

• archiválií,
• účtovnej závierky,
• zakladateľských dokumentov.

V prípade straty dokumentov z dôvodu požiaru, povodne alebo inej nehody situáciu bezodkladne oznámte finančnému úradu. K oznámeniu priložte kópiu policajného protokolu.

Sankcie za nedodržanie povinnosti archivácie dokumentov

Pokiaľ nedodržíte povinnosť archivácie pred uplynutím skartačnej lehoty, môže vám finančný úrad udeliť pokutu vo výške až 3 % hodnoty aktív podniku.

Sankcie za zničenie vybraných dokumentov bez súhlasu príslušného archívu sú uvedené v § 73 a § 74 Zákona o archívoch a registratúrach.

Nie ste si istí, či archivujete správne?

Objednajte si u nás konzultáciu a preberieme, ako vyladiť systém uchovávania a obehu dokladov vo vašej firme. Ak zvažujete prechod z papierovej archivácie na elektronickú, radi pomôžeme s výberom nástrojov aj technickým nastavením – alebo sa rovno postaráme o vaše kompletné účtovníctvo a reporting.

Sabina Rychterová
Accounting Consultant Assistant