Čo vyriešiť pred digitalizáciou účtovníctva a miezd?

Všade počujete a čítate o tom, ako digitalizácia posunie vašu firmu vpred. Software, cloud, automatizácia, AI, online schvaľovanie faktúr, elektronické podpisy…

Už sa nemôžete dočkať a chcete sa do toho pustiť čo najrýchlejšie? Rozumieme vám. Ale skôr, ako otvoríte dvere moderného účtovného sveta, ešte sa na chvíľu zastavte. Úprimne si odpovedzte na týchto 5 otázek. Pomôžu vám naštartovať digitálnu transformáciu správnym smerom. Podrobnosti si vypočujete vo videu:

1/ Čo od digitalizácie očakávate?

Aby ste z digitalizácie účtovníctva a miezd vyťažili maximum, definujte si, čo má priniesť práve vám. Keď ju urobíte poriadne, nepôjde len o rozlúčku s papierovými dokladmi a šanónmi, ale o hlbšiu zmenu, ktorá ovplyvní celú firmu – tím, procesy aj vás samotných. Porozprávajte sa s tímom a zistite, ako si digitalizáciu predstavuje. Možno vás prekvapí, aké rôznorodé názory si vypočujete.

Uistite se, že je digitalizácia váš smer, naozaj ju chcete a budete sa jej venovať. Každá zmena totiž prináša aj výzvy a potrebuje čas, aby ukázala svoju hodnotu. Až potom sa môže stať skutočným prínosom pre vašu firmu.

Digitalizácia nevyrieši všetky problémy a neurobí z účtovníctva automaticky bezstarostnú zábavu. Neočakávajte, že všetko bude okamžite fungovať samo. Hlavne na začiatku vás čaká práca. Potom príde dlhodobá odmena.

Digitálne spracovanie účtovníctva a miezd ponúka mnoho benefitov. Firmy najviac oceňujú:

• efektívnejšie procesy;
• úsporu času a peňazí;
• spresnenie dát a zníženie chybovosti;
• zjednodušenie reportingu.

Povedzte si, čo je váš hlavný cieľ. Pre niekoho to môže byť automatizácia schvaľovacích procesov, niekto sa zase sústredí na integráciu účtovných systémov s ostatnými podnikovými aplikáciami. Ktoré funkcie a moduly potrebujete? Čo chcete vyriešiť najskôr? Máte špecifické požiadavky, ktoré je nutné zohľadniť?

Keď nájdete dobrého partnera, sú možnosti digitalizácie takmer neobmedzené. Vďaka konkrétnym a realistickým očakávaniam pripravíte lepšie zadanie pre potenciálnych dodávateľov, správne nastavíte procesy a urýchlite implementáciu. O to rýchlejšie budú inteligentné aplikácie pracovať pre vás.

2/ Ste vy aj vaši ľudia otvorení zmene?

„Ale takto sme to robili vždy a fungovalo to!“

Znie vám táto veta povedome? Digitalizácia účtovníctva a miezd môže byť pre niektorých členov tímu výzvou, a to nielen po technickej stránke, ale aj po tej psychologickej. Nie je totiž len o zaobstaraní softvéru, ale predovšetkým o zmene myslenia. Nie všetko bude fungovať ako predtým.

Ak vy alebo váš tím nie ste ochotní vzdať sa niektorých starých postupov a zvykov, pravdepodobne vám digitalizácia neprinesie toľko, koľko by mohla. Už ste úspešně absolvovali digitalizáciu iných oblastí? O to jednoduchší celý proces bude!

Zásadné je, aby vedenie firmy podporovalo nové prístupy a technológie, zdôrazňovalo prínosy digitalizácie a vysvetľovalo, prečo zmena stojí za to.

Práve manažéri by mali byť prví, kto zmeny prijme a ukáže cestu ostatným. Keď sa napríklad aktívne zapoja do školení alebo pripravia prezentáciu, kde ostatným ukážu nové systémy, pošlú tak do celej firmy jasný signál, že je digitalizácia prioritou. Kľúčoví zamestnanci potom môžu pôsobiť ako ambasadori, ktorí namotivujú kolegov a pomôžu im.  

Pri plánovaní samozrejme myslite aj na potrebné školenia a podporu práce s novými nástrojmi. Napríklad u nás je zaškolenie do nového softvéru bezplatné. Od začiatku spolupráce sme vám plne k dispozícii, môžete sa pýtať kedykoľvek a opakovane, radi všetko vysvetlíme.

Otvorená myseľ a ochota učiť sa nové veci – to sú kľúčové faktory pre úspešnú digitálnu transformáciu. Ak v tíme nemáte správnych ľudí, novinky nepretlačí ani najväčší vizionář.

3/ Máte na digitalizáciu čas a peniaze?

Predstavte si účtovníctvo, ktoré funguje ako dobre namazaný stroj – automaticky, bez papierov, zmätkov a zdržaní. Máte dáta k dispozícii kdekoľvek, kedykoľvek a s maximálnym zabezpečením. Všetci vedia, kedy a čo robiť. Mzdy odchádzajú včas.

Koľko vám to ušetrí času? Čo cennejšie váš tím vytvorí namiesto zbytočnej administratívy?

Aby ste dosiahli cieľ, bez investícií sa nezaobídete. Online spracovanie účtovníctva a miezd sa vám ale v dlhodobom horizonte mnohonásobne vráti.

Posúďte svoje finančné možnosti a stanovte rozpočet. Základom úspechu je kvalitná implementácia. Tá bývá jednorazovým nákladom. Cena priebežného spracovania účtovníctva a miezd sa potom zvyčajne odvíja od počtu dokladov a zamestnancov.

Nezabudnite, že okrem peňazí a otvorenej mysle budete potrebovať aj čas. Dobrá účtovná firma urobí veľa práce, ale bez vás to nepôjde. Vyberte kompetentnú osobu z vášho tímu, ktorá bude s účtovným partnerom rokovať a stane se spojkou medzi účtovno-digitalizačnými špecialistami a vašou firmou.

4/ V akom stave sú vaše interné procesy?

Menej klikania a papierovania, viac zmysluplnej práce! Digitálne prostredie vyžaduje jasné postupy a právomoci.

Stáva sa, že pri rokovaní s potenciálnym klientom zistíme, že ešte nie je pripravený na interné zmeny a vlastne nevedel, čo digitalizácia obnáša. Bolestivým miestom býva typicky schvaľovanie faktúr, ak je zbytočne dlhé a zahŕňa veľa ľudí, alebo výpočet miezd pri zložito nastavenom bonusovom systéme.

Pred digitalizáciou máte skvelú príležitosť zmapovať, ako (ne)fungujú vaše súčasné postupy a ako ich môžete vylepšiť pre digitálnu éru. Možno zistíte, že niektoré kroky sú komplikované, zastarané – alebo úplne chýbajú. Na neexistujúci proces len ťažko nasadíte systém.

Zamyslite sa, čo sa dá automatizovať alebo úplně zrušiť.

• Aký je ideálny tok informácií od faktúry až po účtovnú závierku?
• Ako má vyzerať proces od prijatia zamestnanca po odoslanie mzdy?

Pred zavedením nového systému bude najskôr potrebné vykonať aj „očistu“ vašich účtovných dát a dokumentov. To znamená zbaviť sa duplicitných, nepotrebných a zastaraných dát.

Účtovníctvo navyše nie je izolovaný ostrov. Aby digitalizácia priniesla maximum, mal by si nový systém rozumieť so zvyškom firmy (napr. s CRM, ERP alebo nástrojom na správu projektov). Moderné integrácie umožňujú plynulý tok dát a informácií. Dobrý účtovný partner vám poradí aj s analýzou a optimalizáciou týchto procesov.

5/ Kto vám s digitalizáciou účtovníctva a miezd pomôže?

Málokto si môže dovoliť začať s digitalizáciou po vlastnej osi v štýle „pokus omyl“. Namiesto drahých a časovo náročných interných experimentov sa radšej naplno venujte podnikaniu a na digitalizáciu si vezmite k ruke kompetentného parťáka.

Kvalitný dodávateľ vás prevedie celým procesom od prvotného nastavenia cez školenie vášho tímu až po podporu po spustení. Bude rozumieť špecifikám vášho odvetvia a ponúkne riešenie na mieru vašim potrebám, ktoré zahŕňa všetky potrebné služby a funkcie.

• Hľadajte firmy s technologickým aj účtovným know-how. Skonzultujte s nimi svoje požiadavky a nechajte si poradiť. Prečítajte si tipy, ako vybrať účtovnú firmu.
• Zvážte rôzne ponuky a porovnajte ich. Nejde len o cenu, ale hlavne o hodnotu, ktorú vám dodávateľ prinesie. Podozrivo lacné ponuky môžu priniesť skryté náklady a komplikácie v budúcnosti.

Medzi najdôležitejšie faktory pri výbere patria skúsenosti a spoľahlivosť. Potenciálnych dodávateľov sa pýtajte na projekty, ktoré realizovali, a zistite, ako riešili výzvy podobné tým vašim. Vyžiadajte si referencie a overte si ich.

Alebo začnite rovno u nás. Digitalizácia je naša parketa. Pomáhame s implementáciou nástrojov aj vedením účtovníctva a miezd. Vyvíjame vlastné aplikácie, ktoré uľahčujú prácu a šetria peniaze firmám ako Decathlon alebo Shoptet.

Napíšte alebo zavolajte a radi vám predstavíme možnosti. Čím skôr začnete, tým lacnejšia a efektívnejšia digitalizácia bude. S nami to zvládnete.