Elektronická archivácia účtovníctva: na čo si dať pozor?

Možno to poznáte – doklady sa hromadia a vy už neviete, čo s nimi. Využite silu digitálnych technológií a preveďte šanóny do onlinu! Nastavte si vo firme systém elektronickej archivácie, vďaka ktorému sa vyhnete pokutám a zefektívnite interné procesy. Čo si ustrážiť, aby ste splnili všetky zákonné povinnosti?

Je možné účtovníctvo archivovať iba elektronicky?

Keď dodržíte zákonné náležitosti, môžete tradičnú listinnú archiváciu úplne nahradiť elektronickou. Táto cesta je pohodlnejšia než klasický papier a šanóny. Doklady jednoducho uchovávate na serveri alebo v cloudu. Funkcie na archiváciu a organizáciu dokladov ponúka celý rad účtovných programov.

Medzi hlavné výhody elektronickej archivácie patrí:

• úspora miesta oproti papierovým dokumentom,
• rýchlejšie vyhľadávanie dokladov,
• jednoduché zdieľanie naprieč firmou,
• nižšie náklady na tlač, archiváciu a skartáciu,
• bezpečné zálohovanie,
• prístup k archívu odkiaľkoľvek,
• automatické upozornenie na skartačné lehoty,
• možnosť integrácie s inými firemnými systémami.

§ 35a Zákona o DPH (ZDPH) umožňuje evidovať doklady v listinnej aj elektronickej podobe – a môžete ich aj vzájomne prevádzať.

Zásady elektronickej archivácie

Musíte byť schopní bezodkladne zaistiť prístup správcovi dane pre účely daňovej kontroly k týmto dokumentom:

• daňové doklady uchovávané osobou povinnou k dani (platiteľ DPH / identifikovaná osoba) ktorá má sídlo alebo prevádzkareň v tuzemsku, alebo
• daňové doklady za uskutočnené plnenia s miestom plnenia v tuzemsku uchovávané osobou povinnou k dani, ktorá nemá sídlo ani prevádzkareň v tuzemsku.

Okrem toho sa elektronické uchovanie dát riadi rovnakými podmienkami ako listinná forma, musí teda podľa § 34 ZDPH zachovávať:

• Vierohodnosť = preukázanie totožnosti osoby, ktorá uskutočnila plnenie alebo vystavila doklad.
• Neporušenosť obsahu = zaručenie, že obsah dokladu nebol zmenený.
• Čitateľnosť = možnosť zoznámiť sa s dokladom priamo alebo pomocou počítača s tým, že všetky náležitosti daňového dokladu podľa § 29 ZDPH sú jasne čitateľné. S čitateľnosťou nebýva pri elektronickej archivácii problém – dajte si pozor len na ukladanie v správnom formáte a vyhotovenie ostrej fotografie celej účtenky.

Jak zajistit věrohodnost a neporušenost dokladů?

Vierohodnosť a neporušenosť dokladu preukážete pomocou časových pečiatok s elektronickým podpisom či elektronickou pečaťou.

Časová pečiatka

Časová pečiatka potvrdzuje informáciu o tom, kedy daný dokument vznikol. Zaisťuje „zafixovanie dokumentov v čase“ na 5 rokov. Po skončení platnosti je potrebné dokumenty prepečiatkovať.

Vďaka časovej pečiatke ľahko splníte predpoklad vierohodnosti – preukážete dátum a čas vystavenia dokladu a že ho medzitým nikto neupravil. Pre splnenie všetkých náležitostí dokladov pečiatku vždy skombinujte s elektronickým podpisom.

Službu časovej pečiatky poskytujú organizácie vedené v registri Ministerstva vnútra ČR (Česká pošta, eldentity). Funkciu použitia časovej pečiatky potom ponúka napríklad aplikácia wflow, ktorú u klientov využívame a máme s ňou dobrú skúsenosť.

Elektronický podpis

Elektronický podpis je nástroj na identifikáciu a autentizáciu v prostredí internetu. V prípade archivácie je pripojený k dátovej správe alebo je s ňou logicky spojený ako metóda na jednoznačné overenie identity podpísanej osoby vo vzťahu k správe.

Musí sa používať spoločne s časovou pečiatkou – podpis sám o sebe totiž udáva iba informáciu, kto dokument elektronicky podpísal. Môže si oň požiadať tak fyzická, ako aj právnická osoba.

Službu elektronického podpisu ponúkajú certifikačné autority uverejnené na stránkach MV ČR – Česká pošta, eldentity, První certifikační autorita.

Môžete sa stretnúť s niekoľkými typmi elektronických podpisov. Kvalifikovaný elektronický podpis využívajú orgány verejnej moci pri právnom konaní. Uznávané elektronické podpisy nájdu uplatnenie, keď vy konáte s orgánmi verejnej moci alebo s ostatnými subjektmi. Patrí medzi ne:

• Zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovanom certifikáte. Vzniká na základe súkromného kľúča a k nemu patriaceho certifikátu. Vydáva ho certifikačná autorita.
• Uznávaný elektronický podpis, ktorý je vytvorený spoločne s kvalifikovaným certifikátom – tento certifikát vydávajú za úhradu certifikačné autority.

Zaručený elektronický podpis spĺňa nasledujúce požiadavky:

1. Je jednoznačne spojený s podpisujúcou osobou.
2. Umožňuje identifikáciu podpisujúcej osoby ve vztahu k dátovej správe.
3. Jeho použitie má podpisujúca osoba pod svojou výhradnou kontrolou.
4. K dátovej správe je pripojený tak, že je možné odhaliť neskoršiu zmenu dát.

Elektronická pečať

Pečať udáva dôkaz o tom, kto elektronický dokument vydal – nejde však o podpis, nemusí byť totiž nutne spojená s konkrétnou osobou. Využívajú ju iba právnické osoby a poskytuje istotu pôvodu a integrity dokumentu.

Možno ju využiť aj ako autentizáciu akéhokoľvek digitálneho predmetu nebo pomocou nej podpisovať časové pečiatky.

Lehoty na archiváciu

Dĺžka uschovania je rovnaká pre elektronickú aj listinnú podobu dokumentov. Podrobnosti sa dozviete v článku o archivácii účtovných dokladov.

Prejdite na elektronickú archiváciu s pomocou špecialistov

Uvažujete o elektronickej archivácii? Ozvite sa nám a zistíte, ako ušetriť vďaka technológiám. Poskytneme vám konzultáciu a pomôžeme s výberom nástrojov aj nastavením elektronickej archivácie – alebo sa rovno postaráme o kompletnú digitalizáciu vášho účtovníctva a mezd.