Ako vybrať účtovnú firmu? 11 tipov, vďaka ktorým nesiahnete vedľa

Plánujete zmeniť účtovnú firmu, ale neviete, ako vybrat takú, s ktorou spolupráca pôjde ako po drôtikoch? Nebojte sa zmeny.

Skôr ako sa pustíte do hľadania, zamyslite sa, čo od nového dodávateľa očakávate. Pomôže vám náš zoznam predpokladov, ako spoznať dobrú účtovnú firmu. Keď si postrážite, že ich spĺňa, s veľkou pravdepodobnosťou nesiahnete vedľa.

Prečítajte si článok alebo si rovno pustite 6. epizódu zo série rozhovorov, kde zakladateľ E-Consulting rozoberá výber účtovnej firmy s expertom na digitalizáciu:

1/ Spolupracuje

Zmena účtovnej firmy je pre firmu veľký krok. Keď si ale nového dodávateľa dobre vyberete, vyrieši väčšinu starostí za vás.

Preto sa vopred rozprávajte o tom, ako má odovzdanie účtovníctva prebiehať a akú rolu budete v celom procese hrať vy, nová aj doterajšia účtovná firma. Keď je účtovná spoločnosť nápomocná a ochotná komunikovať s tou pôvodnou napriamo, odpadne vám zbytočný stres.

Pri odovzdaní účtovníctva sa prejaví kvalita služieb. V ideálnom prípade obe strany spolupracujú. Už možno tušíte, že v praxi to nie vždy platí. Skúsená účtovná kancelária si však poradí a klientovi pomôže.

Aj keď sme preberali účtovníctvo od spoločností, ktoré nechceli spolupracovať, nakoniec všetko dobre dopadlo. Vy v takejto situácii aspoň máte istotu, že rozlúčka s pôvodnou firmou bola na mieste.

2/ Zamestnáva odborníkov

Bez správne vedeného účtovníctva to nejde. Napriek tomu existujú firmy, kde sa o účtovníctvo starajú brigádnici alebo ľudia bez praxe, prípadně sa u klienta strieda jedna účtovníčka za druhou a stráca kvôli tomu kontext.

Takýto dodávateľ klientov vystavuje riziku. Zle odvedená účtovná práca často nie je vidieť, ale pri kontrolách potom bývajú podnikatelia nemilo prekvapení.

3/ Ide s dobou a využíva technológiu

Dnes už nechcete skladovať stohy papierov a desiatky šanónov, v ktorých nič nenájdete. Moderná účtovná spoločnosť pracuje v online prostredí a vy máte prístup k informáciám kedykoľvek potrebujete. Dokáže svoje nástroje prepojiť so systémom vašej firmy alebo vám odporučí a implementuje funkčné riešenie.

Taktiež nemrhá časom (a vašimi peniazmi) na prepisovanie čísiel, ale automatizuje čítanie dát z dokladov. V najlepšom prípade vám výsledky odovzdáva aj formou reportov s prehľadnými grafmi, aby pre vás mali dáta vypovedaciu hodnotu a nepozerali ste sa len na zmes čísiel v tabuľkách.

4/ Rozumie vášmu podnikaniu

Ak ste rýchlo rastúci technologický startup, najskôr nebudete na rovnakej vlne s účtovníčkou, ktorá zakladá papiere do šanónov a vyplňuje formuláre prepisovačkou.

Uistite sa, že má zvažovaná účtovná firma skúsenosti s potrebami vášho odboru a chápe (alebo chce chápať), v čom podnikáte. To je základ dobrej spolupráce aj správne vedeného účtovníctva. Nikto nevie všetko, ale pri úvodných rokovaniach vnímajte, či dodávateľa váš biznis zaujíma a pýta sa.

5/ Vy rozumeite jej

Nepatríte medzi skalných fanúšikov účtovnictva a po večeroch čítate radšej beletriu než zákony? Nedivíme sa. Preto je pochopiteľné, že s účtovníčkou budete chcieť prebrať svoje otázky, nejasnosti alebo dopad podnikateľských rozhodnutí.

Každá účtovníčka by mala byť schopná vám srozumiteľne vysvetliť problematiku a na vaše otázky reagovať rýchlo. Ak komunikácia nefunguje na začiatku, tak sa to najskôr nezmení ani neskôr.

6/ Má dobré meno

Na webe účtovných firiem zvyčajne nájdete referencie. Požiadajte však aj svojich známych a ľudí z profesijného okolia o odporúčanie, ktorá účtovná firma sa im osvedčila.

Prečítajte si hodnotenia na Google, Firmy.cz alebo zapátrajte po názoroch v podnikateľských skupinách na Facebooku. Zistíte tak, či reálna skúsenosť klientov zodpovedá tomu, ako sa účtovná firma prezentuje.

7/ Zodpovedá za riziká

Vyjasnite si, za čo účtovná firma v rámci spolupráce zodpovedá. Tá dobrá prevezme kompletnú zodpovědnosť za správnosť aj riziká.

Overte si tiež, že má uzatvorené poistenie zodpovednosti. Chráni tak seba, svojich zamestnancov, ale aj vás.

8/ Jedná transparentne

Prejdite si cenovú ponuku a skontrolujte, že v nej je zahrnuté všetko, čo požadujete a na čem ste sa dohodli. Ak to tak nie je, mala by vám spoločnosť predložiť jednoduchý ceník, kde nájdete sadzby za účtovné činnosti, ceny používaných nástrojů a ďalšie položky.

Spiehlivá účtovná firma podmienky spolupráce transparentne podchytí aj v zmluve. Vyžiadajte si návrh zmluvy vopred a starostlivo si ho prečítajte.

9/ Dbá na bezpečnosť

Pred začatím spolupráce detailne preberte otázku bezpečnosti vášho účtovníctva. Vďaka technológiám a cloudovému úložisku je možné veľmi dobre zabezpečiť dáta. Ďalšou dôležitou fázou je zálohovanie.

Uistite sa, že dodávateľ spoľahlivo ochráni účtovné dáta a že k nim budú mať prístup iba kompetentné osoby.

10/ Stále sa rozvíja

Účtovná a najmä daňová legislatíva sa neustále mení. Zaujímajte sa o to, akým spôsobom firma reflektuje zmeny a novely, ako nové informácie odovzdáva svojim zamestnancom a či ich pravidelne vzdeláva. Overte si, že všetky zmeny včas implementuje do svojich účtovných nástrojov.

11/ Rastie s vami

Ste rýchlo sa vyvíjajúca firma, ktorá si žije tak trochu vlastným životom? Potom budete potrebovať účtovnú spoločnosť, ktorá sa vie dobre a rýchlo prispôsobiť vášmu tempu. Aj v tomto prípade oceníte digitálne účtovníctvo, ktoré je flexibilné a pripravené na zmeny, škálovanie aj rýchly rast.

Hľadáte zmenu k lepšiemu? Pošlite nezáväzný dopyt

Zbavujeme firmy drahej administratívy a vieme, ako vďaka technológiám šetriť čas aj peniaze. Chcete spolupracovať s účtovnou kanceláriou, na ktorú sa môžete spoľahnúť?  Ozvite sa nám a presvedčte se, ako v predpokladoch dobrej účtovnej firmy obstojíme.